Przechowywanie dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca – www.VademecumKadrowego.pl. Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 69 (1631) z dnia 29.08.2019. Zatrudniamy pracownika z Ukrainy. W pierwszej kolejności, jeśli chcemy zlikwidować kasę fiskalną, w ostatnim dniu korzystania należy wykonać raport dobowy i miesięczny. Zaś drugim krokiem jest złożenie wniosku do naczelnika urzędu skarbowego o odczytanie pamięci z likwidowanej kasy fiskalnej. uchwałę o wyborze likwidatora. Są to dokumenty wystarczające do złożenia wniosku do KRS o wykreślenie stowarzyszenia. Oczywiście w tym wypadku także należy przygotować formularz, tj.: krs z61, krs R, krs ZK. Przekazane informacje są wstępne, gdyż jednoznacznej odpowiedzi mogę udzielić po zapoznaniu się ze statutem. Zarówno likwidacja rowu jak i jego budowa, odbudowa, rozbudowa, przebudowa czy przesunięcie wymagają uzyskania pozwolenia wodnoprawnego (art.9 ust. 2 pkt 2 prawa wodnego). Wniosek w tej sprawie RODO nie zabrania sprawdzania listy obecności ani wyczytywania nazwisk na szkolnych uroczystościach. Wątpliwości w tej sprawie rozwiewa poradnik stworzony przez resort edukacji i Urząd Ochrony Danych Osobowych. Publikacja wyjaśnia też, czy można wywieszać podpisane prace plastyczne na korytarzu oraz czy przekazywać informacje przez Jak więc widać likwidacja firmy wymaga dopilnowania pewnych istotnych kwestii. Identycznie jest przy założeniu działalności gospodarczej. Nie trzeba ich jednak dopełniać samemu. Wystarczy bowiem, że zgłosisz się do inFaktu, a my dopełnimy wszelkich formalności za Ciebie. Jeśli KRS wykreśli spółkę z o.o. po likwidacji to nie macie obowiązku jej wykreślenia z CRBR. Zresztą nie ma nawet takiej możliwości, aby wykreślenia dokonać. Informacje dotyczące spółek z o.o. są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od dnia, w którym dokonano wykreślenia spółki z o.o. z KRS. W rozp. z 10 grudnia 2018 roku szczegółowo określono, jakie dokumenty pracownika związane z czasem pracy pracodawca musi gromadzić. Oznacza to zatem, że pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika indywidualną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje: Właściciel może żądać każdego dokumentu, który pozwala na sprawdzenie najemcy. Może to być wyciąg z rachunku bankowego, zaświadczenie o zatrudnieniu i wysokości zarobków. Bezwzględne jest przedstawienie dokumentu tożsamości, takiego jak dowód osobisty, a w przypadku cudzoziemców paszportu. Niektóre sprawy mogą bowiem wydłużyć okres ważności przechowywania dokumentów. Jednak co do zasady, w 2023 możemy wyrzucić dokumenty podatkowe powstałe w 2017 roku. Istnieją jednak również dokumenty, których przechowywanie jest wymagane znacznie dłużej niż 5 lat. Przykładem są tutaj dokumenty dotyczące nieruchomości 8XlPb. Początek roku jest dobrym momentem, żeby uporządkować firmową dokumentację, zwłaszcza jeśli z powodu jej przechowywania w tradycyjnej formie papierowej zajmuje dużo miejsca w szafach. Wymaga to przeanalizowania, które dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi trzeba zachować do celów bieżących rozliczeń i ewentualnej kontroli, a które wolno już zarchiwizować i ewentualnie zniszczyć. Taka analiza powinna być jak najbardziej staranna, ponieważ przedwczesna ich likwidacja może przynieść negatywne konsekwencje z punktu widzenia przedsiębiorcy. Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się nie tylko wystawianie oraz odbieranie różnego rodzaju dokumentów, ale także obowiązek odpowiedniego ich przechowywania na określonych przepisami zasadach. Ponieważ większość płaconych przez przedsiębiorców podatków odprowadzana jest na podstawie tzw. samoobliczenia, związane z nim dokumenty powinny być przechowywane tak, aby organy skarbowe miały możliwość weryfikacji dokonanych w tym zakresie rozliczeń pod kątem ich prawidłowości. Odnosi się to również do okresu przechowywania dokumentacji podatkowej, bez względu na jej formę (papierową lub elektroniczną). Jak wynika z obowiązujących przepisów termin ten został powiązany z terminem przedawnienia zobowiązań podatkowych, których ta dokumentacja dotyczy. Stanowi o tym wprost treść art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, w której jest mowa o tym, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z terminem tym wiążą okres przechowywania dokumentów także inne ustawy podatkowe. Na przykład w art. 112 ustawy o VAT ustanowiono zasadę, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Istotą przedawnienia, o którym mowa jest to, że po upływie określonego czasu zobowiązanie podatkowe wraz z odsetkami za zwłokę przestaje istnieć. Ważne Zasadą jest, że zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Przykład – przedawnienie zobowiązania w podatku dochodowym Rok podatkowy spółki z „ABC” pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zatem w jej przypadku termin płatności zobowiązania w podatku dochodowym od osób prawnych upływa z końcem marca następnego roku. Do tego czasu jednostka powinna złożyć zeznanie roczne CIT i zapłacić wynikający z niego podatek. Oznacza to, że z dniem 31 grudnia 2014 r. przedawniło się zobowiązanie spółki w CIT za 2008 r. Przykład – przedawnienie zobowiązania w VAT Spółka „DEF” jest czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się za okresy miesięczne. W związku z tym deklarację w VAT-7 za styczeń 2015 r. powinna złożyć w terminie do 25 lutego 2015 r. Jeśli z deklaracji wyniknie podatek należny do zapłaty, powinien on być uregulowany w tym samym terminie. W świetle aktualnie obowiązujących przepisów zobowiązanie spółki w VAT z tego tytułu przedawni się z końcem 2020 r. Po tym okresie w większości przypadków podatnicy nie mają obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych (tj. ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji oraz rejestrów) ani związanych z nimi dokumentów (np. faktur VAT, kopii deklaracji podatkowych itp.) co oznacza, że wolno im te dokumenty nie tylko archiwizować, ale również zniszczyć. Wspomniany wcześniej 5-letni termin wyznacza też cezurę czasową, do kiedy organy fiskusa mają prawną możliwość weryfikacji rozliczeń podatnika za dany okres rozliczeniowy, np. w formie kontroli podatkowej albo skarbowej, względnie postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Po jego upływie taka weryfikacja co do zasady nie będzie już dopuszczalna. Przy czym należy pamiętać o tym, że jeśli dany dokument (np. zakupowa faktura VAT) dotyczy spraw, w których terminy przedawnienia nie pokrywają się, moment, w którym jego zniszczenie będzie prawnie możliwe, powinien być dostosowany do terminu dłuższego. Przykład – niszczenie dokumentów pod kątem VAT i PIT Jan Kowalski jest przedsiębiorcą opłacającym PIT na zasadach ogólnych i zarazem czynnym podatnikiem VAT. Z dniem 31 grudnia 2014 r. nastąpiło przedawnienie jego zobowiązania w VAT za grudzień 2008 r. (termin płatności podatku za ten miesiąc przypadał bowiem na poniedziałek, 26 stycznia 2009 r.) oraz za miesiące od stycznia do listopada 2009 r. To samo dotyczy PIT za 2008 r. Oznacza to, że w styczniu 2015 r. podatnik może zniszczyć dokumentację związaną z rozliczeniami VAT (w tym rejestry, kopie deklaracji oraz faktury zakupowe i sprzedażowe) za grudzień 2008 r. i styczeń - listopad 2009 r., jak również dotyczącą PIT za 2008 r. Jednak ze względu na to, że zobowiązanie w PIT za 2009 r. przedawni się dopiero z końcem bieżącego roku (termin płatności tego podatku przypadał bowiem na 30 kwietnia 2010 r.), pomimo przedawnienia w VAT, część ww. dokumentów z 2009 r. – w tym faktury potwierdzające sprzedaż i zakupy – podatnik powinien zachować pod kątem ewentualnej kontroli. Jako mające wpływ na ustalenie wysokości przychodów i kosztów w PIT za 2009 r., wspomniane dokumenty można będzie zniszczyć od 1 stycznia 2016 r., a więc po przedawnieniu zobowiązania w tym podatku za 2009 r. Przed tą datą przedsiębiorca nie powinien również fizycznie likwidować dokumentacji VAT za grudzień 2009 r., ponieważ podatek za wspomniany miesiąc przedawni się dopiero z końcem 2015 r. Tak samo długo, tj. 5 lat należy przechowywać kopie paragonów z kas fiskalnych dotyczące sprzedaży dokonanej po 31 grudnia 2012 r., a więc także w 2013 r. i w 2014 r. Natomiast w odniesieniu do wcześniejszej sprzedaży obowiązywał w tym zakresie termin 2-letni, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Oznacza to, że rolki z paragonami z 2012 r. można w sposób trwały zniszczyć, pomimo że w stosunku do wspomnianego okresu nie upłynął jeszcze termin przedawnienia zobowiązania VAT. Na rozliczenie straty potrzeba czasu i więcej miejsca w szafie Wspomniany wcześniej 5-letni termin przechowywania dokumentacji podatkowej (choć można tutaj mówić nawet o terminie 7-letnim, np. skoro fakturę zakupową otrzymaną w styczniu 2015 r. podatnik PIT będzie musiał trzymać do końca 2021 r.) wynika z zasad ogólnych, od których przewidziano jednak pewne wyjątki. W pewnych bowiem przypadkach przepisy wymagają, aby wspomniana dokumentacja była przechowywana w firmie znacznie dłużej, np. przez 10 lat. Dlatego trzeba dokładnie przeanalizować każdy dokument pod kątem jego zniszczenia tak, aby nie zrobić tego przedwcześnie. Szczególną ostrożność należy zachować przy niszczeniu dokumentów za lata, w których podatnik wykazał stratę podatkową, jeżeli rozliczał ją w latach następnych. Z tego rodzaju stratą mamy do czynienia wówczas, gdy suma przychodów osiągniętych w danym roku podatkowym jest mniejsza od kosztów poniesionych w celu ich uzyskania. O wysokość straty poniesionej w roku podatkowym przedsiębiorcom wolno obniżyć dochód uzyskany w następujących kolejno po sobie 5 latach podatkowych, z tym, że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może jednak przekroczyć 50% kwoty omawianej straty. Tak wynika z art. 9 ust. 3 ustawy o PIT oraz z art. 7 ust. 5 ustawy o CIT. Skoro w takich przypadkach poniesiona przez przedsiębiorcę strata wpływa na wysokość podatku dochodowego także w następnych latach (tj. tych, w których doszło do jej rozliczenia), dokumenty za rok, w którym wykazano tę stratę powinny być przechowywane dłużej, niż wynikałoby to z treści 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Okres przechowywania tych dokumentów będzie bowiem wówczas wyznaczać upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym wspomniana wcześniej strata została odliczona po raz ostatni. Również przez ten okres organom podatkowym wolno będzie zweryfikować, czy w danym roku podatnik rzeczywiście poniósł tę stratę, a jeśli tak, to czy poprawnie ją rozliczył w kolejnym lub w kolejnych latach podatkowych. Potwierdzały to również sądy administracyjne, w tym NSA w wyrokach z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt II FSK 813/11) i z 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1345/10).Wynika z nich, że ogólna zasada określająca 5-letni termin przedawnienia zobowiązań podatkowych nie może być zastosowana do podatników, którzy wykazali w zeznaniu rocznym stratę. Organom podatkowym wolno zaś wydawać decyzje zmieniające jej wysokość w maksymalnym okresie dla przedawnienia się tego rozliczenia podatkowego, w którym podatnik odliczył część straty. Przykład – likwidacja dokumentów potwierdzających rozliczenie straty Spółka „ALFA” poniosła stratę, którą wykazała w zeznaniu CIT-8 za 2008 r. Odliczała ją od dochodu osiągniętego w kolejnych 5 latach podatkowych, tj. 2009 r., 2010 r., 2011 r., 2012 r. i 2013 r. Zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych za 2008 r. przedawniło się z dniem 31 grudnia 2014 r. Dokumentów związanych z jego rozliczeniem jednostka nie powinna jednak jeszcze niszczyć. Musi się z tym wstrzymać aż do czasu przedawnienia zobowiązania w CIT za ostatni rok podatkowy, w którym została odliczona strata poniesiona za 2008 r. Ponieważ chodzi o rok 2013, dokumenty o których mowa, wolno będzie podatnikowi zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2019 r. Dokumentację dotyczącą środków trwałych również warto zachować dłużej Dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi nie powinni szybko likwidować również przedsiębiorcy dokonujący odpisów amortyzacyjnych od używanych w firmie środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Wziąwszy pod uwagę to, że niektóre z tych składników majątku mogą być amortyzowane nawet przez wiele lat, a dokonywane od nich odpisy są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, wskazane jest przechowywanie nie tylko dokumentacji dotyczącej roku poprzedzającego złożenie zeznania PIT (CIT), w którym uwzględniono tego rodzaju potrącenia, ale również odnoszące się do lat wcześniejszych. Chodzi zwłaszcza o lata, w których zakupiono i ujęto dany składnik w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, tudzież dokonywano wcześniejszych odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej. Ponieważ dane wynikające z takiego dokumentu (np. faktury zakupowej) mają pośredni wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego w każdym z lat, w których od danego składnika majątku są dokonywane odpisy amortyzacyjne – należy go przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego roku, w którym podatnik zakończył amortyzację. Wydłużenie terminu przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem zakupu środków trwałych, a tym samym przesunięcie w czasie momentu, w którym przedsiębiorcy wolno je będzie bez obaw nie tylko zarchiwizować, ale i zniszczyć – przewidziano także na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług. Mimo że zasadniczo na ich podstawie również obowiązuje w tym zakresie termin 5-letni (wyznaczony przez treść art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej w związku z art. 112 ustawy o VAT) nieco inaczej ta kwestia będzie się przedstawiać w przypadku zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych do tzw. działalności mieszanej. Dotyczy to sytuacji, gdy taki zakup był związany zarówno z wykonywaniem czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych od VAT. Wówczas podatnicy są zobligowani do dokonania stosownej korekty odliczonego wcześniej podatku, na zasadach określonych w art. 90-91 ustawy o VAT. Wspomniane przepisy przewidują 5-letni okres dokonywania korekt VAT naliczonego, licząc od roku, w którym te składniki majątku o wartości powyżej zł zostały oddane do użytkowania, a w przypadku nieruchomości okres 10-letni (art. 91 ust. 2 ustawy o VAT). W związku z tym odpowiednio długo powinny być przechowywane również dokumenty potwierdzające dokonanie omawianych zakupów (np. faktury zakupowe, rejestry zakupów VAT), jak również dotyczące tych korekt rozliczenia VAT (np. kopie złożonych w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowych). Ewidencja usług elektronicznych na specjalnych zasadach Wyłom od ogólnej zasady przewidującej przechowywanie ewidencji do celów VAT do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonej w art. 112 ustawy o VAT, przewidziano także w przypadku procedury szczególnej dotyczącej niektórych podmiotów (w tym zagranicznych) świadczących usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne. Na podstawie art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 omawianej ustawy prowadzone w tym zakresie ewidencje należy przechowywać przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia ww. usług. Wcześniej nie można ich zatem zlikwidować. Bieg przedawnienia może być zawieszony lub przerwany Przed zniszczeniem dokumentów rozliczeniowych należy również upewnić się, czy bieg terminu przedawnienia zobowiązań, których te dokumenty dotyczą nie uległ w tzw. międzyczasie zawieszeniu bądź przerwaniu, na zasadach określonych w Ordynacji podatkowej. W takich bowiem przypadkach ww. ustawowy 5-letni okres przedawnienia może się znacznie przedłużyć. Dotyczy to zwłaszcza przerwania tego biegu (np. w wyniku ogłoszenia upadłości lub zastosowania przez organ środka egzekucyjnego) ponieważ w takiej sytuacji rozpoczyna się on na nowo. Natomiast zawieszenie biegu przedawnienia zobowiązań podatkowych może być skutkiem np. wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego (zob. art. 70 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej). Wszystkie wymienione sytuacje mogą prowadzić do tego, że znacznie wydłuży się okres, po którym dokumenty związane z rozliczeniem danego zobowiązania podatkowego wolno będzie zgodnie z prawem zniszczyć. Uwaga Ponadto trzeba pamiętać o tym, że w ogóle nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym (art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej). Oznacza to, że dotyczące takich zobowiązań dokumenty należy przechowywać tak długo, jak długo wspomniane hipoteka lub zastaw skarbowy istnieją. Roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale Terminy przechowywania dokumentacji w firmie określono nie tylko pod kątem rozliczeń podatkowych, ale także do celów bilansowych. Zasady postępowania w tym zakresie zostały wskazane w art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Wynika z niego, że zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należy przechowywać trwale. Natomiast podstawowe okresy przechowywania innych dokumentów są następujące: księgi rachunkowe – 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat. Uwaga Wskazane wcześniej okresy przechowywania dokumentacji liczone są od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Podstawowe okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowychsą zatem inne do celów podatkowych i bilansowych. Różnica pomiędzy takim okresem w odniesieniu do ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości a wymaganym przez Ordynację podatkową bierze się stąd, że w przeciwieństwie do pierwszego z nich, liczonego od początku roku następującego po danym roku obrotowym, ten drugi należy liczyć od końca roku kalendarzowego (w którym upłynął termin płatności podatku). Okresy te nie zawsze będą się pokrywać, pomimo że większość z nich jest 5-letnia. W związku z tym powstaje problem, jak pogodzić obowiązujące przepisy prawa podatkowego i bilansowego pod kątem możliwości archiwizacji bądź zniszczenia „przeterminowanych” dokumentów. Zgodnie z ugruntowaną w tym zakresie praktyką, przy określaniu okresu przechowywania dokumentacji w firmie należy po prostu przyjąć ten okres (podatkowy lub bilansowy), który jest dłuższy. Przykład – likwidacja ksiąg rachunkowych spółki Zgodnie z prawem bilansowym księgi rachunkowe spółki „BETA” za rok obrotowy 2009 należało przechowywać co najmniej do końca 2014 r. (tj. przez 5 lat licząc od 1 stycznia 2010 r.). Natomiast do celów podatkowych termin przechowywania ksiąg za 2009 r. jest dłuższy, ponieważ np. w przypadku rozliczeń w zakresie CIT jego koniec przypada zasadniczo na 31 grudnia 2015 r. (licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od końca 2010 r.). Zatem pomimo tego, że na podstawie przepisów o rachunkowości obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2009 r. minął 31 grudnia 2014 r., to jednostce wolno je będzie zniszczyć dopiero po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przypadającego na koniec br.) czyli dopiero od 1 stycznia 2016 r. Ostrożnie z niszczeniem dokumentów pracowniczych i ZUS Firmowe archiwum można uporządkować także pod kątem akt niezwiązanych z rozliczeniami podatkowymi i księgowymi, np. zawierających dokumenty pracownicze. Te należy jednak przechowywać znacznie dłużej niż wcześniej omówione. Jak bowiem wynika z obowiązujących przepisów akta osobowe pracowników, listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przedsiębiorca musi zachować przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z danym pracownikiem. Nie dotyczy to dokumentacji pomocniczej i obowiązkowej służącej do sporządzenia listy płac, którą należy przechowywać minimum przez okres 5 lat. Jeśli zaś chodzi o kopie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS, to przedsiębiorca jako płatnik składek jest zobowiązany przechowywać je przez okres 5 latod dnia przekazania ich do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w formie pisemnej lub elektronicznej. Wyrzucenie akt do śmietnika to najgorsze z rozwiązań Obowiązujące przepisy, w tym także dotyczące prawa bilansowego i podatkowego nie określają, w jaki sposób należy niszczyć dokumentację w firmie po upływie obowiązkowego okresu jej przechowywania. Dlatego każde przedsiębiorstwo powinno uregulować tę kwestię indywidualnie, oczywiście przy zachowaniu wymogów wynikających ewentualnie z innych przepisów niż wcześniej wymienione, dotyczących przechowywania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Tego rodzaju dokumenty wolno zatem np. spalić albo pociąć w przeznaczonej do tych celów niszczarce, w taki sposób, aby po takiej operacji nie było możliwe odczytanie przez osoby trzecie zawartych w nich informacji, np. danych osobowych klientów firmy oraz pracowników, informacji o wysokości wynagrodzeń tych osób itp. Należy bowiem pamiętać o tym, że wiele z takich informacji jest objętych nie tylko tajemnicą skarbową, ale również ochroną danych osobowych na podstawie ustawy 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Za naruszenie obowiązujących w tym zakresie przepisów, o co łatwo zwłaszcza wtedy, gdy akta zamiast w niszczarce np. w całości znajdą się na śmietniku, sprawcy grozi odpowiedzialność karna, z ograniczeniem lub pozbawieniem wolności włącznie. Jednak nawet brak w wyrzucanych aktach np. danych osobowych pracowników, a co za tym idzie karalności takich działań, nie uzasadnia ich podejmowania, gdyż mogą w ten sposób ucierpieć tajemnice handlowe przedsiębiorstwa. Wprawdzie w celu zniszczenia firmowego archiwum nie trzeba powoływać żadnej specjalnej komisji, ale oczywiście warto to zrobić. Pod kątem dowodowym zasadne jest również sporządzenie pisemnego protokołu zawierającego wskazanie, które dokumenty zakwalifikowano do zniszczenia oraz potwierdzenie ich fizycznej likwidacji, jak również datę tych czynności i podpisy uczestniczących w nich osób. Alternatywnym rozwiązaniem jest przekazanie dokumentów do zniszczenia firmie profesjonalnie świadczącej usługi w tym zakresie. Należy uznać, że wydatki związane z zakupem takich usług – jako związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą – wolno mu potrącić w kosztach uzyskania przychodów. Organy podatkowe nie powinny również kwestionować odliczenia VAT naliczonego z faktur dokumentujących wspomniane wydatki. Przedwczesna likwidacja ksiąg podatkowych groźna dla przedsiębiorcy Naruszenie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji podatkowej, polegające np. na zbyt szybkim jej zniszczeniu, może spowodować negatywne dla przedsiębiorcy skutki. Konsekwencją takich działań mogą być np. utrata prawa do odliczenia VAT naliczonego od zakupów, które były potwierdzone przedwcześnie zniszczonymi dokumentami, oszacowanie podstawy opodatkowania, a nawet odpowiedzialność karna skarbowa. Należy bowiem zauważyć, że w świetle stanowiska prezentowanego przez organy podatkowe oraz sądy administracyjne, podatnik dla wykazania podatku naliczonego musi posiadać fakturę, z której podatek ten wynika i to aż przez cały okres do przedawnienia zobowiązania podatkowego (tak np. WSA w Rzeszowie w wyroku z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 277/14). Zatem w przypadku, gdy podatnik nie ma takiego dokumentu potwierdzającego zakup, urzędnicy skarbowi mogą zakwestionować dokonane przez niego z tego tytułu odliczenie VAT naliczonego. Skutkiem nieposiadania przez przedsiębiorcę ksiąg po­dat­ko­wych lub in­nych da­nych nie­zbęd­nych do okre­śle­nia pod­sta­wy opo­dat­ko­wa­nia, np. w wyniku ich zniszczenia, może być również jej usta­le­nie w drodze osza­co­wa­nia przez organ podatkowy. Uprawnienia w tym zakresie przysługują urzędnikom skarbowym na podstawie art. 23 Ordynacji podatkowej. Niezależnie od tego, niszcząc przedwcześnie wymaganą przepisami dokumentację podatnik naraża się na sankcje określone w ustawie z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy. Na jej podstawie sprawca może być ukarany zarówno za nieprowadzenie ksiąg podatkowych bądź prowadzenie ich nierzetelnie lub wadliwie, jak również za nieprzechowywanie faktur i rachunków. W zależności od wagi czynu karą dla takiego podatnika będzie najczęściej grzywna za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Podstawa prawna: art. 23, art. 70, art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: z 2012 r., poz. 749 ze zm.), art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 330 ze zm.), art. 91 ust. 2, art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.), art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1440 ze zm.), art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: z 2011 r., nr 123, poz. 698 ze zm.), art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). Jak wyrejestrować firmę z CEIDG Jeśli chcesz zamknąć firmę jednoosobową, w terminie 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności musisz złożyć do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie. Możesz to zrobić: on-line: na stronie Wniosek podpiszesz Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Przeczytaj, jak złożyć online wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG. osobiście w urzędzie miasta lub gminy: wcześniej wydrukowany i wypełniony wniosek przynieś ze sobą do urzędu wypełnij i złóż wniosek w urzędzie. Po sprawdzeniu twojej tożsamości (pamiętaj o dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości) urzędnik da ci pokwitowanie przyjęcia wniosku. pocztą: formularz prześlij do urzędu miasta lub gminy. W tym wypadku autentyczność podpisu na wniosku musisz wcześniej poświadczyć u notariusza i dołączyć takie poświadczenie do wysyłanego formularza. Termin wykreślenia z CEIDG zależy od tego, w jaki sposób złożyłeś wniosek. Wykreślenie następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po: dniu wysłania wniosku elektronicznego (wnioski on-line) dniu złożenia w urzędzie (wnioski składane osobiście) dniu doręczenia wniosku do urzędu (wnioski składane listownie). Przeczytaj, jak wyrejestrować firmę z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Zaświadczenie o wykreśleniu z CEIDG twojej firmy możesz pobrać ze strony CEIDG: wyszukaj firmę w bazie przedsiębiorców, pobierz i zapisz lub wydrukuj zaświadczenie. Pomimo wykreślenia, dane twojej firmy nie znikają z ewidencji. Są nadal widoczne, choć jest przy nich informacja o dacie wykreślenia z CEIDG. Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). O zamknięciu firmy nie musisz dodatkowo zawiadamiać tych instytucji. Uwaga! Jeśli płacisz podatek w formie karty podatkowej i likwidujesz działalność masz obowiązek złożenia do urzędu skarbowego formularza PIT-16Z. Musisz to zrobić niezależnie od tego, że organ podatkowy zostanie poinformowany o likwidacji przez CEIDG. PIT-16Z to swoiste oświadczenie podatnika dotyczące dnia zakończenia działalności opodatkowanej kartą podatkową, dzięki któremu urząd skarbowy może określić prawidłowy podatek dla celów karty podatkowej. Dzięki zawiadomieniu zapłacisz kartę podatkową w proporcji do okresu prowadzenia działalności gospodarczej danym miesiącu. Jeżeli do prowadzenia działalności przedsiębiorca potrzebne były zezwolenia, pozwolenia lub koncesje pozwolenia, informację o wykreśleniu firmy z ewidencji dostanie także urząd, który prowadzi rejestr tego rodzaju działalności. Jak wyrejestrować spółkę cywilną Kiedy działalność kończy spółka cywilna, każdy z jej wspólników musi zdecydować, czy chce samodzielnie kontynuować działalność gospodarczą: Jeśli kończysz działalność w spółce, ale chcesz ją kontynuować samodzielnie - złóż wniosek o zmianę wpisu do CEIDG i zmień formę prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli kończysz działalność w spółce i nie chcesz prowadzić działalności indywidualnie - złóż wniosek o wykreślenie swojej działalności z rejestru. Wspólnicy spółki cywilnej, poza obowiązkiem wykreślenia lub aktualizacji wpisu w CEIDG, muszą pamiętać o likwidacji numerów identyfikacyjnych spółki. W tym celu składają formularz NIP-2 do urzędu skarbowego oraz formularz RG-OP w GUS. Ważne! Likwidacji spółki cywilnej, aby było ono skuteczne, muszą dokonać wszyscy wspólnicy. To oznacza, że pod wnioskiem do GUS powinny się znaleźć podpisy wszystkich wspólników oraz wszyscy wspólnicy powinni dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego. Może to też w ich imieniu zrobić wspólnie ustanowiony pełnomocnik. Wyrejestrowanie firmy z ZUS Jeżeli złożysz do CEIDG wniosek CEIDG-1, ZUS wyrejestruje twoją firmę automatycznie – sporządzi za ciebie formularz ZUS ZWPA oraz wyrejestruje cię jako płatnika składek. Na tym samym wniosku możesz też zgłosić wyrejestrowanie z ubezpieczenia pracowników i zgłoszonych członków rodziny (swoich i pracowników). ZUS wyrejestruje także te osoby oraz sporządzi za ciebie formularze ZUS ZWUA i ZUS ZCNA. Ważne! Wyrejestruj z ubezpieczeń osoby, które zatrudniałeś, na formularzu ZUS ZWUA, a także wszystkich zgłoszonych członków rodzin na formularzu ZUS ZCNA. Masz na to 7 dni od daty ustania obowiązku ubezpieczeń. Pamiętaj, że składki ZUS za dany miesiąc płacisz w miesiącu następnym (do 10 lub 15 dnia następnego miesiąca). Ostatnią składkę za ubezpieczenie społeczne zapłacisz już po zamknięciu firmy (w kolejnym miesiącu). Jej wysokość oblicz proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności (np. jeśli wniosek złożono w połowie miesiąca, opłacisz połowę składki). Składka na ubezpieczenie zdrowotne musi być natomiast opłacona w pełnej wysokości – nie obliczasz jej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności. Ubezpieczenie zdrowotne będzie obowiązywało jeszcze przez 30 dni od momentu zakończenia działalności. Po tym czasie utracisz możliwość korzystania z refundowanych świadczeń opieki zdrowotnej. Obowiązki związane z podatkiem dochodowym Zamykając działalność gospodarczą musisz pamiętać o kilku obowiązkach związanych z rozliczeniem podatku dochodowego. Do najważniejszych z nich należy sporządzenie wykazu składników majątku twojej firmy oraz spisu z natury na dzień zamknięcia działalności. Ważne! Spis z natury musisz sporządzić tylko wtedy, jeśli prowadziłeś podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub opłacasz podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Wykaz składników majątku firmy Wykaz powinien zawierać nazwę składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków, jakie poniosłeś na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków jaką poniosłeś na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość nabywczą. Uwaga! W wykazie musisz ująć też towary, które na dzień jego sporządzenia znajdują się na stanie firmy ale nie są twoją własnością. W tym wypadku nie musisz ich wyceniać, wystarczy że podasz czyją są własnością. Pamiętaj, że składniki majątku, ujęte w wykazie stanowią twoją własność i nie są uwzględniane przy ustaleniu dochodu na dzień zamknięcia działalności czyli nie podlegają opodatkowaniu na ten dzień. Dopiero ich sprzedaż w ciągu 6 lat po zamknięciu firmy może spowodować, że uzyskasz przychód, od którego będziesz musiał zapłacić podatek. Wykazu składników majątku nie musisz przekazywać do urzędu skarbowego ani zawiadamiać naczelnika tego urzędu o jego sporządzeniu. Wystarczy, że przechowasz go przez pięć lat i będziesz udostępniać na żądanie organów przeprowadzających kontrolę. Spis z natury Jeśli w ramach działalności gospodarczej prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) bądź opłacasz podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, zamykając działalność musisz sporządzić spisu z natury (tzw. remanent likwidacyjny) na dzień jej likwidacji. Obowiązek sporządzenia spisu z natury nie dotyczy podatników prowadzących księgi rachunkowe i podatników opodatkowanych w formie karty podatkowej. W spisie wykazujesz wszystkie pozostałe w firmie: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, wyposażenie – w przypadku jeśli jesteś opodatkowany zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Uwaga! Jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych - spis powinien dodatkowo obejmować rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, niebędące środkami trwałymi, zaliczane do wyposażenia. Przykład Prowadzisz działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG w zakresie sprzedaży artykułów biurowych. Zdecydowałeś, że z dniem 30 kwietnia 2020 r. zamykasz działalność. W twojej firmie na dzień 30 kwietnia pozostały: towary handlowe: 20 zeszytów A4 w kratkę, 30 długopisów, 15 ołówków, 8 linijek 35 cm i 7 bloków rysunkowych wyposażenie: 5 regałów magazynowych, lada, 2 biurka, kasa fiskalna środki trwałe: 1 samochód, 2 laptopy. Zamykając tą działalność gospodarczą będziesz musiał sporządzić spis z natury obejmujący: tylko towary handlowe – jeśli jesteś opodatkowany wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym; towary handlowe i wyposażenie – jeśli jesteś opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W spisie nie znajdą się: samochód osobowy i laptop. Twój spis z natury powinien zawierać min.: imię i nazwisko właściciela firmy, datę sporządzenia spisu, szczegółowe określenie towaru i innych składników, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową; łączną wartość spisu z natury, wartość pomniejszenia wynikającego z regulacji dot. tzw. zatorów płatniczych, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie – tylko w sytuacji jeśli prowadzisz PKPiR), podpis właściciela firmy. Spis z natury dla celów podatku PIT nie ma określonego wzoru. Musisz go sporządzić samodzielnie, a wartość spisu dodaj do PKPiR lub w ewidencji przychodów. Pamiętaj, że nie masz obowiązku składania sporządzonego spisu do urzędu skarbowego. Zapłata podatku za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej Podatek za ostatni miesiąc prowadzonej działalności zapłać: na dotychczasowych zasadach - gdy jesteś opodatkowany według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych; w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień za okres do dnia zaprzestania działalności – w przypadku gdy jesteś opodatkowany na zasadach karty podatkowej. Pamiętaj, że deklaracje roczne składasz w terminach przewidzianych dla zeznań podatkowych. Podatek dochodowy od majątku firmy W przypadku likwidacji działalności gospodarczej, majątek, który należał do firmy, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność. Jeśli nie sprzedasz go w ciągu sześciu lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu, w którym przestałeś prowadzić działalność gospodarczą), nie będziesz musiał zapłacić podatku dochodowego z tego tytułu. Jeśli sprzedasz go wcześniej, zapłacisz podatek. Przeczytaj więcej: Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej wg skali lub liniowo Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej ryczałtem Jakie są obowiązki podatkowe przy zamykaniu firmy opodatkowanej kartą podatkową Obowiązki płatnika przy zakończeniu działalności Obowiązki związane z podatkiem VAT Jeśli zamykasz firmę i jesteś płatnikiem podatku VAT, nie możesz zapomnieć o rozliczeniu się z urzędem skarbowym w zakresie podatku od towarów i usług. Aby to zrobić, musisz dopełnić kilku formalności. Wśród nich jest obowiązek sporządzenia na dzień zamknięcia firmy odrębnego spisu z natury dla celów podatku VAT. Musisz poinformować urząd skarbowy o tym, że przestajesz wykonywać czynności, które podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. Spis z natury Spis sporządzasz, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Wykazujesz w nim towary przy zakupie których przysługiwało ci prawo do odliczenia VAT i które na dzień likwidacji działalności pozostają w twojej firmie. Będą to więc co do zasady towary, których zakup masz udokumentowany fakturami, bez względu na to czy korzystałeś z odliczenia VAT, czy też nie. Pamiętaj, że w spisie z natury dla celów VAT nie uwzględniasz towarów, w przypadku których nie mogłeś skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT. Jeżeli jednak dobrowolnie zrezygnowałeś z odliczenia podatku VAT, to składnik majątku, którego to prawo dotyczyło, również musisz objąć spisem z natury. Twój spis z natury powinien zawierać imię i nazwisko właściciela firmy, datę sporządzenia spisu, szczegółowe określenie towaru i innych składników (jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową), łączną wartość spisu z natury, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy, informację o nazwie towaru, ilości towaru, cenie nabycia towarów lub towarów podobnych albo koszcie ich wytworzenia (gdy nie ma ceny nabycia), stawce podatku VAT obowiązującej dla danego towaru i kwocie tego podatku. Pamiętaj, że wycena składników majątku powinna nastąpić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia, w którym zakończyłeś spis z natury (remanent likwidacyjny). Towary, które wykażesz w spisie z natury możesz wycenić według: ceny zakupu - tzn. ceny zapłaconej, po pomniejszeniu jej o udzielone rabaty i zniżki oraz o VAT podlegający odliczeniu oraz po powiększeniu jej o należne cło, podatek akcyzowy i dodatkowe opłaty celne (w przypadku towarów importowanych), ceny zakupu takich samych lub podobnych składników – w przypadku otrzymania towarów w spadku lub darowiźnie, ceny nabycia - czyli ceny zakupu powiększonej o koszty uboczne związane z zakupem towarów do chwili ich złożenia w magazynie ( koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze), cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu – możesz zastosować taki sposób wyceny tylko wtedy, gdy ceny rynkowe są niższe od cen zakupu lub nabycia danych towarów. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na taki sposób wyceny, w spisie z natury przy poszczególnych pozycjach musisz uwidocznić jednostkową cenę zakupu (nabycia) danego towaru. Przykład Firma została zlikwidowana w kwietniu 2020 roku. Z majątku firmy, zaliczonego do środków trwałych, został komputer kupiony w 2016 roku za 7 tys. zł netto. W momencie likwidacji działalności wartość komputera wynosi 5 tys. zł netto, czyli zmalała o 2 tys. zł. W spisie z natury musisz wykazać komputer o wartości netto 5 tys. zł oraz kwotę podatku VAT 23% (1150 zł). Uwaga! Spis z natury może mieć dowolną formę. Obecnie nie ma obowiązującego wzoru, jednak niektóre urzędy skarbowe udostępniają własne druki, z których możesz skorzystać. O zamiarze sporządzenia spisu z natury nie musisz informować urzędu skarbowego. Informację o dokonanym spisie z natury i o ustalonej na jego podstawie wartości i o kwocie podatku należnego, możesz: przekazać do urzędu skarbowego lub dołączyć do deklaracji podatkowej składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej. Przeczytaj, jak zawiadomić urząd skarbowy o sporządzeniu spisu z natury dla celów VAT (remanent likwidacyjny). Majątek który został wykazany w spisie z natury podlega opodatkowaniu. Jako datę powstania obowiązku podatkowego przyjmuje się dzień zakończenia prowadzenia działalności. Na deklaracji rozliczeniowej (JPK_V7M w przypadku rozliczenia miesięcznego lub JPK_V7K w przypadku rozliczenia kwartalnego) musisz wykazać wartość podatku od towarów i usług, wynikającą ze sporządzonego spisu. Jeśli przed zamknięciem działalności wyprzedałeś cały majątek i towary handlowe, do ostatniej składanej deklaracji VAT powinieneś dołączyć informację, że wartość towarów, które powinny być objęte spisem, wynosi 0 zł. Przeczytaj, jak złożyć deklarację VAT. Pamiętaj: Rozliczając podatek VAT, w deklaracji musisz uwzględnić kwoty podatku należnego i naliczonego związane ze sprzedażą i zakupami dokonanymi w ostatnim okresie rozliczeniowym oraz kwotę podatku należnego wynikającą z dokonanego spisu z natury. Wykreślenie firmy z rejestru VAT Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, musisz powiadomić urząd skarbowy o zakończeniu działalności. Masz na to 7 dni od dnia zakończenia działalności. Złóż do urzędu, który był właściwy na ostatni dzień prowadzenia przez ciebie działalności, formularz VAT-Z. Zostaniesz wtedy wykreślony z rejestru podatników VAT. Jeżeli byłeś podatnikiem VAT-UE, automatycznie utracisz także ten status. Zgłoszenie o zakończeniu działalności możesz złożyć elektronicznie, przez Portal podatkowy lub korzystając z aplikacji e-Deklaracje. Przeczytaj,: jak złożyć e-Deklaracje Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe Dokumenty przekazywane do ZUS Rodzaj dokumentu Termin przechowywania Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, np. ZUS ZUA 5 lat od daty przekazania Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące - przekazane do ZUS od początku 2012 5 lat od daty przekazania Dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA, raporty imienne, dokumenty korygujące - przekazane do ZUS do końca 2011 10 lat od daty przekazania Zgłoszenia ZUS IWA 10 lat od daty przekazania Dowody potwierdzające: - opłacanie za siebie samego składki na ubezpieczenie społeczne - wysokość podstawy wymiaru opłacanych za siebie składek ZUS może je skontrolować za okres od 31 grudnia 1998 Dokumentacja pracownicza: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, zleceniobiorców i osób współpracujących. 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed - 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po - 10 lub 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych między a 2018 Przeczytaj, kiedy można skrócić termin przechowywania dokumentów z 50 do 10 lat Rodzaj dokumentu Termin przechowywania Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) i ewidencja przychodów prowadzona na potrzeby rozliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą Księgi rachunkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą Ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, np. rejestry VAT, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka) 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą Dokumenty inwentaryzacyjne, na przykład spis z natury 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku Deklaracje podatkowe, w tym deklaracje VAT i roczne zeznania podatkowe, np. PIT-36, PIT-36L 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku Dowody księgowe na przykład faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe Co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Przykład 1 Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W kwietniu 2020 r. złożył zeznanie PIT-36 za 2019 r. i zapłacił wynikający z niego podatek. Termin na przechowywanie dokumentów związanych z rozliczeniem podatkowym liczy się od końca 2020 r. i upływa z końcem 2025 r. Przykład 2 Rok obrotowy spółki ABC pokrywa się z kalendarzowym. Sprawozdanie finansowe spółki za 2019 r. zostało zatwierdzone w czerwcu 2020 r. Termin na przechowywanie sprawozdania finansowego liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie. Sprawozdanie należy przechowywać co najmniej do końca 2025 r. Pamiętaj! Ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe za 2019 r. należy przechowywać 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego te księgi dotyczą, czyli do końca 2024 r. Jednak aby zachować terminy wynikające z przepisów podatkowych, musisz je przechowywać do końca 2025 r. Termin przechowywania dokumentów i ewidencji może zostać wydłużony, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia, na przykład w przypadku wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe. Dodatkowe obowiązki związane z likwidacją firmy W związku z likwidacją działalności gospodarczej pamiętaj również o: wyrejestrowaniu kasy fiskalnej, rozwiązaniu umów z pracownikami, przechowywaniu dokumentów zlikwidowanej firmy. Spółka z Likwidacja spółki z i likwidacja rady nadzorczej Indywidualne porady prawne Kinga Karaś • Opublikowane: 2018-10-05 • Aktualizacja: 2021-04-13 Czy w okresie likwidacji spółki z można zlikwidować radę nadzorczą, która nie jest obowiązkowa, i czy to wpłynie na okres likwidacji spółki? Masz podobny problem? Kliknij tutaj i zadaj pytanie. Likwidacja spółki z Celem postępowania likwidacyjnego jest upłynnienie majątku spółki oraz zaspokojenie wszystkich wierzycieli. Likwidatorzy powinni zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki (czynności likwidacyjne). Zgodnie z art. 213 § 1 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki może ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną albo oba te organy. Art. 274 § 1: „otwarcie likwidacji następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania„. Likwidacja Rady Nadzorczej w czasie likwidacji spółki Zgodnie z art. 275 § 1: „do spółki w okresie likwidacji stosuje się przepisy dotyczące organów spółki, praw i obowiązków wspólników, jeżeli przepisy niniejszego działu nie stanowią inaczej lub z celu likwidacji nie wynika co innego”. W celu likwidacji Rady Nadzorczej w okresie likwidacji należałoby zmienić umowę spółki. Sam fakt istnienia lub nie rady nadzorczej nie ma wpływu na długość postępowania likwidacyjnego. Podsumowując, likwidacja rady nadzorczej nie wpłynie na długość postępowania likwidacyjnego. Istnieje możliwość rezygnacji z tego organu (jeżeli nie był obligatoryjny) w drodze zmiany umowy spółki. Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej ▼▼▼ Indywidualne porady prawne Likwidacja pozostałych środków trwałych - dokumentowanie./ fot. Fotolia W polityce rachunkowości jednostki nie zapisano wyraźnie, jaki dowód powinien być używany przy likwidacji pozostałych środków trwałych. W jednostce przyjęto zwyczajowo, że likwidacja środków trwałych jest dokumentowana dowodem LT – „Likwidacja środka trwałego”, a likwidacja wyposażenia – tylko protokołem faktycznej likwidacji. Czy taki sposób jest prawidłowy i można go przyjąć w polityce rachunkowości? Sposób dokumentowania likwidacji środków trwałych i pozostałych środków nie zależy od kategorii aktywów, ale od tego, czy fizyczna likwidacja pokrywa się z postawieniem w stan likwidacji. Postawienie w stan likwidacji oznacza zdjęcie środka trwałego (pozostałego środka trwałego) z bilansowej ewidencji księgowej i jest dokumentowane zwyczajowo odpowiednio dowodami wewnętrznymi: LT – „Likwidacja środka trwałego” lub LN – „Likwidacja pozostałego środka trwałego”. Zobacz: Plan finansowy Jeśli postawienie w stan likwidacji jest równoczesne z fizyczną likwidacją, do LT/LN załącza się protokół fizycznej likwidacji lub inny dowód ją potwierdzający (np. pokwitowanie z punktu zbiórki złomu). Jeżeli fizyczna likwidacja następuje w innym okresie sprawozdawczym (miesiącu) niż postawienie w stan likwidacji, dowody LT/LN są podstawą do zdjęcia wartości środków trwałych (pozostałych środków trwałych) z ewidencji bilansowej środków trwałych i wprowadzenia ich do ewidencji pozabilansowej, na konto odpowiednie do ewidencjonowania wartości środków trwałych w likwidacji. Z ewidencji pozabilansowej zdejmuje się wartość składników majątkowych pod datą ich fizycznej likwidacji, potwierdzoną odpowiednim dowodem. Oprac. Izabela Motowilczuk były wieloletni inspektor kontroli Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej Czy ten artykuł był przydatny? Dziękujemy za powiadomienie Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić. UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł. Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt